Elisitasi Kebutuhan

Latar Belakang

•          Aktifitas awal dalam proses rekayasa kebutuhan

•          Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, dimodelkan, atau ditetapkan, kebutuhan harus dikumpulkan terlebih dahulu melalui proses elisitasi

Elisitasi kebutuhan

•          Sekumpulan aktivitas yang ditujukan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem melalui komunikasi dengan pelanggan, pengguna sistem dan pihak lain yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem

Tujuan

•          Mengetahui masalah apa saja yang perlu dipecahkan dan mengenali batasan-batasan sistem

•          Mengenali siapa saja para stakeholder

•          Mengenali tujuan dari sistem yaitu sasaran-sasaran yang harus dicapai

Kendala

•          Permasalahan ruang lingkup – menentukan detail teknis sebagai batasan sistem

•          Masalah pemahaman – perbedaan pemahaman pada stakeholder

•          Masalah perubahan – perubahan kebutuhan

•          Stakeholder tidak mengetahui apa yang diinginkan dan mengungkapkan keinginan

•          Stakeholder mengungkapokan permintaan dalam istilah bidang pekerjannya

•          Beberapa stakeholder memiliki permintaan yang berbeda-beda

•          Faktor politik

•          Perubahan pada lingkungan bisnis dan ekonomi yang bersifat dinamis

Ketrampilan

•          Cognitive psychology – kesulitan seseorang dalam mendeskripsikan kebutuhannya

•          Antropologi – mengamati kebiasaan pekerjaan stakeholder

•          Sosiologi – pemahaman tentang perubahan politik dan budaya

•          Ilmu bahasa – menganalisa pola komunikasi stakeholder

Model elisitasi kebutuhan – Spiral

Aktivitas

1. Penemuan kebutuhan – proses interaksi dengan stakeholder untuk mengumpulkan kebutuhan mereka
2. Pengelompokan dan pengorganisasian kebutuhan – mengkoleksi kebutuhan, mengelompokkan kebutuhan, mengorganisasikan ke dalam kelompok yang koheren.
3. Prioritasi dan negoisasi kebutuhan – prioritas kebutuhan dan menemukan serta memecahkan konflik kebutuhan melalui proses negoisasi
4. Dokumentasi kebutuhan – kebutuhan didokumentasikan dan menjadi masukan untuk siklus spriral selanjutnya

Model elisitasi kebutuhan
win-win spiral

Langkah-langkah Elisitasi

1. Identifikasi orang yang akan membantu menemukan kebutuhan dan memahami organisasi mereka. Menilai kelayakan bisnis dan teknis untuk sistem yang diusulkan
2. Menentukan lingkungan teknis ke mana sistem atau produk akan ditempatkan
3. Identifikasi ranah permasalahan, yaitu karakteristik lingkungan bisnis yang spesifik ke ranah aplikasi
4. Menentukan satu atau lebih metode elisitasi kebutuhan, misalnya wawancara, kelompok fokus, pertemuan tim
5. Meminta partisipasi dari banyak orang sehingga dapat mereduksi dampak dari kebutuhan yang bias dapat teridentifikasi
6. Mengidentifikasi kebutuhan yang ambigu dan menyelesaikannya
7. Membuat skenario penggunaan untuk memnantuk stakeholder mengidentifikasi kebutuhan utama

Contoh

Tentukan stakeholder dari sistem layanan ATM suatu bank !

•          Nasabah bank - orang yang menerima layanan sistem

•          Representatif dari bank lain – bank yang melakukan perjanjian timbal balik penggunaan ATM untuk para nasabah

•          Manajer bank – orang yang memperleh informasi manajemen dari sistem

•          Karyawan penghitung pada bank cabang – orang yang dilibatkan sepanjang hari dalam menjalankan sistem

•          Administrasi bank – orang yang bertanggung jawab untuk menggabungkan sistem dengan basis data nasabah bank

•          Manajer keamanan bank – orang yang memastikan bahwa sistem akan aman

•          Bagian pemasaran bank – orang yang tertarik menggunakan sistem untuk memasarkan bank

•          Teknisi perawat perangkat keras dan lunak – orang yang bertanggung jawab untuk perawatan dan perbaikan keras dan lunak

•          Pembuat kebijakan bank nasional – orang yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem sesuai dengan peraturan perbankan.

Viewpoint

•          Sudut pandang

•          Pihak-pihak yang meminta atau menggunakan layanan yang diberkan atau disediakan oleh sistem

•          Digunakan untuk mengelompokkan stakeholder dan sumber-sumber kebutuhan lain

•          Interactor viewpoint – orang atau sistem lain yang bernteraksi secara langsung dengan sistem (nasabah bank)

•          Indirect viewpoint – stakeholder yang tidak menggunakan sistem tetapi mempengaruhi jalannya sistem (manajemen bank, karyawan keamanan)

•          Domain viewpoint – karakteristik ranah dan batasan yang mempengaruhi kebutuhan sistem

Manfaat viewpoint

•          Mengintegrasikan berbagai aspek berbeda dari suatu sistem

•          Menjamin proses pelacakan kebutuhan

•          Mendukung berbagai macam notasi yang sesuai dengan kebutuhan

•          Memfasilitasi pengecekan konsistensi, kelengkapan dan kebenaran sedini mungkin

Contoh

Tentukan viewpoint dari sistem layanan ATM suatu bank  !

Teknik elisitasi

•          Tradisional

–        Wawancara

–        Kuisioner

–        Observasi

–        Pengamatan dokumen

•          Elisitasi berkelompok

–        Brainstorming

–        Joint Application Design (JAD)

–        Prototyping

•          Model driven

–        Goal based method

–        Scenario based method

Jenis kebutuhan dan pembacanya

“PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI pada Minimarket”

Metode Wawancara

Pertanyaan dalam wawancara :

1.      Deskripsi sistem informasi akuntansi Mini Market KOPMA

Jawaban : Sistem informasi akuntansi yang diterapkan Mini Market KOPMA dijalankan oleh beberapa fungsi. Namun fungsi–fungsi tersebut masih didominasi oleh petugas bagian kasir. Hal ini karena Mini Market KOPMA belum mempunyai bagian akuntansi internal sendiri.

Bagian akuntansi sudah ada tapi keberadaannya di luar struktur organisasi mini market. Bagian akuntansi tersebut berada langsung di bawah kepengurusan KOPMA.
Mini Market KOPMA menggunakan beberapa dokumen dan menghasilkan beberapa laporan keuangan untuk merekam dan memberikan informasi keuangan untuk keperluan pihak–pihak yang berkepentingan, misalnya manajer, pemasok, dan pihak terkait lainnya. Mini market ini telah menggunakan sistem terkomputerisasi, tapi juga menggunakan cara manual dalam proses penjualan.

2.      Bagaimana Prosedur Penjualan ?

Prosedur penjualan dimulai dengan pembeli datang kemudian memilih barang yang diinginkan secara swalayan. Setelah pembeli mendapatkan barang yang diinginkan, maka pembeli membawa barang yang diinginkannya kepada petugas bagian kasir. Pada bagian kasir ini, pembeli akan melakukan pembayaran atas barang yang diinginkannya. 

Setelah pembeli selesai memilih barang dan mendapatkan barang yang diinginkannya, pembeli membawa barang tersebut ke bagian kasir. Pembeli menyerahkan uang sebagai penukar dari barang yang dibeli. Sebelum pembeli menyerahkan uang, petugas kasir meng-input semua barang yang dibeli pembeli ke komputer dengan memindai bar code tiap–tiap item barang. Setelah selesai melakukan pemindaian maka total harga yang harus dibayar pembeli akan muncul pada layar monitor beserta rincian harga per item barang. Petugas mencetak daftar tersebut kemudian menginformasikan harga yang harus dibayarkan kepada pembeli. Selanjutnya, pembeli menyerahkan uang tunai kepada petugas. Kemudian petugas kasir menyerahkan barang yang dibeli, daftar harga barang yang telah dicetak dan biasanya terdapat juga uang kembalian kepada pembeli.

3.      Bagaimana Prosedur pencatatan pada buku penjualan harian ?

Pencatatan penjualan pada buku penjualan harian dilakukan pada saat jam kerja berakhir. Mini market ini dibuka dari pukul 07.00 WIB sampai dengan pukul 22.00 WIB. Waktu kerja tersebut dibagi ke dalam dua shift dan pada tiap shift terdapat petugas kasir yang bertugas. Pada akhir shift pertama petugas kasir akan mencatatkan penjualannya pada buku penjualan. Demikian juga dengan shift berikutnya.

Sumber Referensi : http://fauzanalkarim.blogspot.com/2011/06/evaluasi-atas-penerapan-sistem.html